Δικαιολογητικά ηλεκτρονικού διαγωνισμού: λίστα ελέγχου πριν την υποβολή

Τα δικαιολογητικά ενός ηλεκτρονικού διαγωνισμού υποβάλλονται σε δύο χρόνους. Μαζί με την προσφορά ανεβάζετε στο ΕΣΗΔΗΣ το ΕΕΕΣ, την εγγύηση συμμετοχής όπου ζητείται, την τεχνική και την οικονομική προσφορά, όλα ψηφιακά υπογεγραμμένα. Τα πιστοποιητικά (ποινικό μητρώο, ενημερότητες, βεβαιώσεις μητρώων) τα προσκομίζει αργότερα μόνο ο προσωρινός ανάδοχος. Η λίστα που ακολουθεί σας βοηθά να ελέγξετε τον φάκελο πριν πατήσετε «Υποβολή».

Ποια δικαιολογητικά ανεβαίνουν μαζί με την προσφορά;

Με την προσφορά υποβάλλετε ό,τι ορίζει η διακήρυξη για τον (υπο)φάκελο «Δικαιολογητικά Συμμετοχής – Τεχνική Προσφορά» και για τον (υπο)φάκελο «Οικονομική Προσφορά». Στην πράξη αυτό σημαίνει ΕΕΕΣ, εγγύηση συμμετοχής, τα έγγραφα της τεχνικής προσφοράς και την οικονομική προσφορά, μαζί με όσα πρόσθετα έγγραφα ζητά ρητά ο συγκεκριμένος διαγωνισμός.

Η κατανομή στους δύο (υπο)φακέλους ακολουθεί την κοινή υπουργική απόφαση για το ΕΣΗΔΗΣ Προμήθειες και Υπηρεσίες. Τα δημόσια έργα έχουν δικό τους υποσύστημα, και κάθε διακήρυξη μπορεί να εξειδικεύει τι μπαίνει πού. Για τη σειρά, την ονομασία και τις υπογραφές των αρχείων δείτε τον οδηγό για την οργάνωση του ηλεκτρονικού φακέλου προσφοράς.

Χρειάζεται ΕΕΕΣ ή ΤΕΥΔ, και πώς συμπληρώνεται;

Στο ισχύον κείμενο του Ν. 4412/2016 (άρθρο 79), το έντυπο που γίνεται δεκτό σε κάθε διαδικασία εκτός από την απευθείας ανάθεση είναι το Ευρωπαϊκό Ενιαίο Έγγραφο Σύμβασης (ΕΕΕΣ). Ισοδυναμεί με υπεύθυνη δήλωση και αντικαθιστά προσωρινά τα πιστοποιητικά. Συμπληρώνεται μόνο ηλεκτρονικά, συνήθως μέσω της υπηρεσίας Promitheus ESPDint.

Αν η διακήρυξη που έχετε μπροστά σας γράφει «ΤΕΥΔ», ακολουθείτε τη διακήρυξη· ο όρος ακούγεται ακόμη στην αγορά. Όποιο κι αν είναι το όνομα, τέσσερα σημεία θέλουν προσοχή:

• Το υπογράφει ο νόμιμος εκπρόσωπος, όπως προκύπτει από το καταστατικό ή το πρακτικό εκπροσώπησης, ή πρόσωπο εξουσιοδοτημένο για διαγωνισμούς (άρθρο 79Α).

• Η ημερομηνία υπογραφής πρέπει να πέφτει μέσα στο διάστημα που ο διαγωνισμός δέχεται προσφορές· ένα παλιό υπογεγραμμένο ΕΕΕΣ δεν αρκεί.

• Αν στηρίζεστε στις ικανότητες άλλου φορέα, για εμπειρία ή οικονομική επάρκεια, το ΕΕΕΣ περιλαμβάνει και τα δικά του στοιχεία.

• Σε ένωση οικονομικών φορέων, ΕΕΕΣ υποβάλλει κάθε μέλος της ένωσης, ενώ η εγγύηση συμμετοχής είναι μία για όλους.

Μπορείτε να ξαναχρησιμοποιήσετε το ΕΕΕΣ προηγούμενου διαγωνισμού, εφόσον οι πληροφορίες του ισχύουν ακόμη. Στην πράξη το εισάγετε ξανά στην υπηρεσία, προσαρμόζετε τα κριτήρια επιλογής στη νέα διακήρυξη και το υπογράφετε με νέα ημερομηνία.

Τι πρέπει να ελέγξω στην εγγυητική επιστολή συμμετοχής;

Ελέγξτε τρία πράγματα: το ποσό, που το ορίζει η διακήρυξη και δεν μπορεί να ξεπερνά το 2% της εκτιμώμενης αξίας χωρίς δικαιώματα προαίρεσης και παράτασης· τη διάρκεια, που πρέπει να καλύπτει τουλάχιστον τριάντα (30) ημέρες μετά τη λήξη ισχύος της προσφοράς· και τον τρόπο προσκόμισης του πρωτοτύπου.

Όταν ο διαγωνισμός διεξάγεται μέσω ΕΣΗΔΗΣ, η πρωτότυπη εγγύηση, εκτός αν έχει εκδοθεί ηλεκτρονικά, πρέπει να φτάσει στην αναθέτουσα αρχή πριν από την ημερομηνία και ώρα αποσφράγισης. Αλλιώς η προσφορά απορρίπτεται ως απαράδεκτη (άρθρο 72, Ν. 4412/2016), όπως και όταν η εγγύηση λείπει εντελώς. Σε ένωση φορέων, η εγγύηση γράφει ρητά ότι καλύπτει τις υποχρεώσεις όλων των μελών.

Η αναθέτουσα αρχή μπορεί να μη ζητήσει εγγύηση μόνο σε συγκεκριμένες περιπτώσεις, όπως οι συμφωνίες-πλαίσιο, τα δυναμικά συστήματα αγορών και η απευθείας ανάθεση. Ζητήστε την εγγυητική νωρίς, στέλνοντας στον εκδότη αυτούσιο το άρθρο της διακήρυξης, ώστε να μη χρειαστεί διόρθωση την τελευταία εβδομάδα.

Πώς πρέπει να είναι υπογεγραμμένα τα αρχεία και σε ποια μορφή;

Τα αρχεία της προσφοράς ανεβαίνουν κατά κανόνα σε PDF και φέρουν τουλάχιστον προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή που υποστηρίζεται από εγκεκριμένο πιστοποιητικό, όπως ορίζει η κοινή υπουργική απόφαση για το ΕΣΗΔΗΣ Προμήθειες και Υπηρεσίες. Άλλοι μορφότυποι, π.χ. XLSX, γίνονται δεκτοί όταν τους ζητά η διακήρυξη ή το απαιτεί το περιεχόμενο.

Για τα ιδιωτικά έγγραφα, όπως βεβαιώσεις πελατών ή συμβάσεις, ο νόμος δέχεται και απλή φωτοτυπία, αρκεί να συνοδεύεται από υπεύθυνη δήλωση που βεβαιώνει την ακρίβειά τους και έχει υπογραφεί μετά την έναρξη της διαδικασίας (άρθρο 92 παρ. 8). Έγγραφα σε άλλη γλώσσα συνοδεύονται από επίσημη μετάφραση στα ελληνικά (άρθρο 92 παρ. 4)· για τεχνικά φυλλάδια η διακήρυξη μπορεί να προβλέπει εξαίρεση.

Αν δεν έχετε ακόμη εγκεκριμένη ψηφιακή υπογραφή, η έκδοσή της γίνεται εντός 24 ωρών, ώστε να μην καθυστερήσει ο φάκελος για ένα τεχνικό ζήτημα.

Ποια πιστοποιητικά δεν χρειάζονται ακόμη στην υποβολή;

Το απόσπασμα ποινικού μητρώου, οι φορολογικές και ασφαλιστικές ενημερότητες και οι βεβαιώσεις επαγγελματικού μητρώου δεν ανεβαίνουν κατά κανόνα με την προσφορά. Τα ζητά η αναθέτουσα αρχή από τον προσωρινό ανάδοχο, ο οποίος έχει προθεσμία δέκα (10) ημερών από την ειδοποίηση για να τα υποβάλει μέσω ΕΣΗΔΗΣ (άρθρο 103).

Αυτό δεν σημαίνει ότι μπορούν να περιμένουν. Η αναθέτουσα αρχή μπορεί να ζητήσει δικαιολογητικά σε οποιοδήποτε στάδιο, όταν το κρίνει αναγκαίο (άρθρο 79 παρ. 5), και οι όροι συμμετοχής κρίνονται ήδη κατά την υποβολή του ΕΕΕΣ (άρθρο 104). Αν κάποιο πιστοποιητικό αργεί να εκδοθεί, ο νόμος προβλέπει παράταση όταν αποδεικνύετε ότι το έχετε ήδη αιτηθεί. Δείτε αναλυτικά ποια δικαιολογητικά κατακύρωσης ζητούνται και σε πόσο χρόνο.

Πώς κάνω τον τελικό έλεγχο πριν πατήσω «Υποβολή»;

Κάντε τον τελικό έλεγχο με τη διακήρυξη ανοιχτή δίπλα στον φάκελο, σημείο προς σημείο, και όχι το τελευταίο απόγευμα. Ελέγξτε πληρότητα, υπογραφές, ημερομηνίες, ποσά και την κατανομή στους υποφακέλους, και κρατήστε την επιβεβαίωση υποβολής που δίνει το σύστημα. Μια πρακτική σειρά:

• 1. Φτιάξτε λίστα από τη διακήρυξη: κάθε άρθρο που γράφει «υποβάλλεται» ή «προσκομίζεται» γίνεται μια γραμμή με το αντίστοιχο αρχείο.

• 2. Ελέγξτε ότι κάθε αρχείο ανοίγει χωρίς σφάλμα, είναι στη μορφή που ζητείται και φέρει έγκυρη υπογραφή του σωστού προσώπου.

• 3. Επιβεβαιώστε τις ημερομηνίες: ΕΕΕΣ και υπεύθυνες δηλώσεις υπογεγραμμένα μετά την έναρξη της διαδικασίας, εγγύηση με επαρκή διάρκεια ισχύος.

• 4. Διασταυρώστε ποσά και τιμές ανάμεσα στην οικονομική προσφορά, τη φόρμα του συστήματος και τα συνημμένα υποδείγματα της διακήρυξης.

• 5. Βεβαιωθείτε ότι καμία τιμή δεν εμφανίζεται σε αρχείο του υποφακέλου «Δικαιολογητικά Συμμετοχής – Τεχνική Προσφορά».

• 6. Υποβάλετε με περιθώριο και ελέγξτε ότι η κατάσταση της προσφοράς άλλαξε από «Προσχέδιο» σε «Ενεργή» στο ΕΣΗΔΗΣ.

• 7. Καταθέστε το πρωτότυπο της εγγύησης, όταν δεν είναι ηλεκτρονική, πριν από την ημερομηνία και ώρα αποσφράγισης των προσφορών.

Αν προτιμάτε να κάνει τον έλεγχο, ή ολόκληρη την προετοιμασία, κάποιος που ασχολείται καθημερινά με φακέλους, δείτε τι περιλαμβάνει η προετοιμασία και υποβολή προσφορών στο ΕΣΗΔΗΣ. Μέχρι σήμερα η WinnerT μετρά 125 ηλεκτρονικές προσφορές και 100+ επιχειρήσεις που έχει υποστηρίξει.

Τι γίνεται αν μου ξεφύγει ένα έγγραφο;

Ο νόμος υποχρεώνει την αναθέτουσα αρχή να ζητήσει συμπλήρωση ή διευκρίνιση όταν πληροφορίες ή έγγραφα, και του ΕΕΕΣ, λείπουν ή εμφανίζονται ελλιπή, με προθεσμία από δέκα έως είκοσι ημέρες (άρθρο 102). Δεν είναι όμως δίχτυ ασφαλείας για όλα: η εγγύηση που λείπει οδηγεί ευθέως σε απόρριψη.

Η συμπλήρωση τεκμηριώνει κάτι που ήδη ισχύει· δεν διορθώνει μια προϋπόθεση που δεν πληρούσατε κατά την υποβολή. Γι’ αυτό η λίστα ελέγχου αξίζει περισσότερο από κάθε δεύτερη ευκαιρία. Τις περιπτώσεις που καταλήγουν συχνότερα σε αποκλεισμό τις έχουμε συγκεντρώσει στο άρθρο γιατί απορρίπτεται μια προσφορά σε δημόσιο διαγωνισμό.

Πηγές

Τα στοιχεία του άρθρου ελέγχθηκαν στο ισχύον κείμενο του νόμου και στις επίσημες πύλες των δημοσίων συμβάσεων. Τα άρθρα του Ν. 4412/2016 που αναφέρονται παραπάνω είναι τα 72, 79, 79Α, 92, 102, 103 και 104.

Ν. 4412/2016, ενιαίο κείμενο όπως ισχύει (ΕΑΔΗΣΥ)

ΕΣΗΔΗΣ: ανακοίνωση για την ΚΥΑ 78072/2025 (Β΄ 5645) και τους (υπο)φακέλους της προσφοράς

Promitheus ESPDint: ηλεκτρονική συμπλήρωση του ΕΕΕΣ

Διαδικτυακή πύλη ΕΣΗΔΗΣ (promitheus)

Τελευταία ενημέρωση: 24 Σεπτεμβρίου 2026.