Πώς οργανώνω τον ηλεκτρονικό φάκελο προσφοράς: υποφάκελοι, ονομασία αρχείων, υπογραφές

Ο ηλεκτρονικός φάκελος προσφοράς στο ΕΣΗΔΗΣ Προμήθειες και Υπηρεσίες οργανώνεται σε δύο (υπο)φακέλους: «Δικαιολογητικά Συμμετοχής – Τεχνική Προσφορά» και «Οικονομική Προσφορά». Κάθε αρχείο ανεβαίνει κατά κανόνα σε PDF και φέρει ψηφιακή υπογραφή, ενώ οι εκτυπώσεις που παράγει το σύστημα από τις φόρμες του υπογράφονται και επισυνάπτονται κι αυτές, στον σωστό (υπο)φάκελο.

Σε ποιους (υπο)φακέλους χωρίζεται η προσφορά στο ΕΣΗΔΗΣ;

Σύμφωνα με την κοινή υπουργική απόφαση για το ΕΣΗΔΗΣ Προμήθειες και Υπηρεσίες, η προσφορά έχει δύο (υπο)φακέλους: έναν για τα δικαιολογητικά συμμετοχής μαζί με την τεχνική προσφορά, και έναν για την οικονομική προσφορά. Υπάρχουν και διαδικασίες ενός μόνο (υπο)φακέλου· ποια ισχύει το γράφει η διακήρυξη.

Όταν κριτήριο ανάθεσης είναι μόνο η τιμή, η επιτροπή αποσφραγίζει τους δύο (υπο)φακέλους την ίδια ημέρα, αλλά αξιολογεί οικονομικές προσφορές μόνο όσων πέρασαν τον έλεγχο δικαιολογητικών και τεχνικής προσφοράς (άρθρο 100, Ν. 4412/2016). Γι’ αυτό τιμή που «ξέφυγε» σε αρχείο του πρώτου (υπο)φακέλου είναι από τα λάθη που δεν πρέπει να συμβούν.

Πώς ονομάζω τα αρχεία ώστε να ελέγχονται εύκολα;

Ο νόμος δεν ορίζει κανόνα ονομασίας, εκτός αν τον θέτει η διακήρυξη. Η πρακτική που δουλεύει είναι απλή: κάθε αρχείο παίρνει αριθμό σειράς, σύντομη περιγραφή και παραπομπή στο άρθρο της διακήρυξης που καλύπτει, ώστε η επιτροπή, αλλά και εσείς, να το βρίσκει χωρίς να το ανοίξει.

• Ένα παράδειγμα για τον πρώτο (υπο)φάκελο, με αρίθμηση που ακολουθεί τη σειρά της διακήρυξης: «01_ΕΕΕΣ_Επωνυμία.pdf», «02_Εγγύηση_Συμμετοχής.pdf», «03_Τεχνική_Προσφορά_άρθρο_2.4.pdf».

• Κρατήστε την ίδια αρίθμηση με τη λίστα ελέγχου σας, ώστε κάθε γραμμή της λίστας να αντιστοιχεί σε ένα μόνο αρχείο.

• Προτιμήστε σύντομα ονόματα χωρίς ειδικά σύμβολα, ώστε να εμφανίζονται ίδια σε κάθε υπολογιστή που θα τα ανοίξει.

• Μην ανεβάζετε δύο εκδόσεις του ίδιου εγγράφου: η επιτροπή δεν θα μαντέψει ποια είναι η τελική.

Τα ονόματα δεν σώζουν ένα ελλιπές έγγραφο, κάνουν όμως ορατή την έλλειψη πριν από την υποβολή. Αν η λίστα έχει δεκαοκτώ γραμμές και ο φάκελος δεκαεπτά αρχεία, το βλέπετε αμέσως. Τη λίστα των εγγράφων θα τη βρείτε στον οδηγό για τα δικαιολογητικά ηλεκτρονικού διαγωνισμού.

Ποια αρχεία υπογράφονται ψηφιακά και με ποια υπογραφή;

Η προσφορά υποβάλλεται υπογεγραμμένη τουλάχιστον με προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή που υποστηρίζεται από εγκεκριμένο πιστοποιητικό. Υπογράφετε τα έγγραφα που συντάσσετε εσείς, όπως ΕΕΕΣ, υπεύθυνες δηλώσεις και τεχνική προσφορά, καθώς και τις εκτυπώσεις των φορμών του συστήματος. Υπογράφει ο νόμιμος εκπρόσωπος ή εξουσιοδοτημένο πρόσωπο.

Τα δημόσια έγγραφα που έχουν ήδη εκδοθεί ηλεκτρονικά με υπογραφή ή σφραγίδα του φορέα γίνονται δεκτά όπως είναι. Για ιδιωτικά έγγραφα σε απλή φωτοτυπία, ο νόμος ζητά υπεύθυνη δήλωση για την ακρίβειά τους, υπογεγραμμένη μετά την έναρξη της διαδικασίας (άρθρο 92 παρ. 8). Σε ένωση φορέων, η κοινή προσφορά υπογράφεται από όλα τα μέλη ή από νομίμως εξουσιοδοτημένο εκπρόσωπό τους (άρθρο 96 παρ. 7).

Αν η εγκεκριμένη ψηφιακή υπογραφή του νόμιμου εκπροσώπου δεν έχει εκδοθεί ή έχει λήξει, αυτό είναι το πρώτο που τακτοποιείτε, πριν από οποιοδήποτε αρχείο.

Τι είναι οι εκτυπώσεις του συστήματος και γιατί μετράει η σειρά;

Όταν συμπληρώνετε τις ηλεκτρονικές φόρμες της τεχνικής και της οικονομικής προσφοράς, το σύστημα παράγει αναφορές (εκτυπώσεις) σε PDF. Τις υπογράφετε και τις επισυνάπτετε στον αντίστοιχο (υπο)φάκελο. Κατά την υποβολή, το σύστημα ελέγχει ότι είναι οι τελευταίες που εξαγάγατε και ότι βρίσκονται στη σωστή κατηγορία.

• 1. Συμπληρώστε πλήρως τη φόρμα του (υπο)φακέλου και ελέγξτε κάθε πεδίο πριν εξαγάγετε την εκτύπωση.

• 2. Εξαγάγετε την εκτύπωση σε PDF, υπογράψτε την ψηφιακά και επισυνάψτε τη στον ίδιο (υπο)φάκελο.

• 3. Αν αλλάξετε έστω και ένα πεδίο μετά την εξαγωγή, εξαγάγετε νέα εκτύπωση, υπογράψτε ξανά και αντικαταστήστε την παλιά.

• 4. Υποβάλετε και βεβαιωθείτε ότι η κατάσταση της προσφοράς άλλαξε από «Προσχέδιο» σε «Ενεργή»· αν εμφανιστεί μήνυμα σφάλματος, διορθώστε και ξαναδοκιμάστε.

Η εξαγωγή μπορεί να γίνει ξεχωριστά για κάθε (υπο)φάκελο, μόλις ολοκληρωθεί η καταχώριση σε αυτόν. Έτσι μπορείτε να κλείσετε πρώτα τα δικαιολογητικά και την τεχνική προσφορά, και να αφήσετε την οικονομική για το τέλος, όταν οριστικοποιηθεί η τιμή. Το συχνότερο πρόβλημα αυτού του σταδίου δεν είναι τεχνικό: είναι μια μικρή διόρθωση της τελευταίας στιγμής στη φόρμα, χωρίς νέα εκτύπωση. Αν αλλάζετε κάτι, ξεκινήστε ξανά από το βήμα 2 για τον συγκεκριμένο (υπο)φάκελο.

Πώς υπογράφω δεκάδες αρχεία χωρίς να χάνω ώρες;

Με εφαρμογή μαζικής υπογραφής, που υπογράφει όλα τα PDF ενός φακέλου με μία ενέργεια αντί για ένα-ένα. Σε προσφορές με τεχνικά φυλλάδια, βεβαιώσεις και υπεύθυνες δηλώσεις, τα αρχεία εύκολα ξεπερνούν τις δύο δεκάδες, και η χειροκίνητη υπογραφή είναι το σημείο όπου συνήθως ξεχνιέται ένα.

Υπογράψτε αφού οριστικοποιηθεί το περιεχόμενο: αν αλλάξετε ένα υπογεγραμμένο PDF, η υπογραφή δεν καλύπτει πια το περιεχόμενό του και χρειάζεται νέα. Ό,τι εργαλείο κι αν χρησιμοποιήσετε, κάντε έναν τελευταίο έλεγχο: ανοίξτε κάθε αρχείο και δείτε ότι η υπογραφή εμφανίζεται έγκυρη και ανήκει στο σωστό πρόσωπο. Δείτε πώς λειτουργεί η εφαρμογή μαζικής ψηφιακής υπογραφής PDF που χρησιμοποιούμε και διαθέτουμε στους πελάτες μας.

Τι αλλάζει μετά την υποβολή, στις διευκρινίσεις και στην κατακύρωση;

Με την ΚΥΑ 78072/2025 (Β΄ 5645/22.10.2025), οι διευκρινίσεις, τα συμπληρωματικά στοιχεία και τα δικαιολογητικά του μειοδότη δεν στέλνονται πλέον μέσω της «Επικοινωνίας» του διαγωνισμού. Επισυνάπτονται σε ειδικούς (υπο)φακέλους της περιοχής της προσφοράς σας, αφού η αναθέτουσα αρχή σας ανοίξει την πρόσβαση.

Η ρύθμιση εφαρμόζεται στις διαδικασίες που ξεκίνησαν μετά τη δημοσίευση της ΚΥΑ. Αν συμμετέχετε σε παλαιότερο διαγωνισμό, ακολουθείτε ό,τι ορίζει η δική του διακήρυξη. Σε κάθε περίπτωση, η οργάνωση που κάνατε στην προσφορά, με αρίθμηση, ονόματα και λίστα ελέγχου, συνεχίζεται και στα δικαιολογητικά κατακύρωσης, όπου η προθεσμία είναι σύντομη. Αν θέλετε να αναλάβουμε ολόκληρο τον φάκελο, δείτε την υπηρεσία δημόσιοι διαγωνισμοί και ΕΣΗΔΗΣ.

Πηγές

Οι κανόνες για τους (υπο)φακέλους, τη μορφή των αρχείων και τις υπογραφές προέρχονται από την ΚΥΑ 64233/2021 (Β΄ 2453) για το ΕΣΗΔΗΣ Προμήθειες και Υπηρεσίες, όπως τροποποιήθηκε, και από τα άρθρα 92, 96 και 100 του Ν. 4412/2016.

ΕΣΗΔΗΣ: ανακοίνωση για την ΚΥΑ 78072/2025 (Β΄ 5645) και τους νέους (υπο)φακέλους

Ν. 4412/2016, ενιαίο κείμενο όπως ισχύει (ΕΑΔΗΣΥ)

Διαδικτυακή πύλη ΕΣΗΔΗΣ (promitheus): εγχειρίδια και υποσυστήματα

Τελευταία ενημέρωση: 24 Σεπτεμβρίου 2026.