Ψηφιακή υπογραφή
Ψηφιακή υπογραφή για διαγωνισμούς: ποια χρειάζομαι και γιατί
Τι υπογραφή ζητά το ΕΣΗΔΗΣ, πώς ξεχωρίζει η εγκεκριμένη από την απλή και την προηγμένη, ποιος υπογράφει για την εταιρεία, πώς εκδίδεται και τι προσέχετε όταν υπογράφετε τα αρχεία της προσφοράς.
Δημοσιεύθηκε · 6 λεπτά ανάγνωσης
Από Ομάδα WinnerT
Για να υπογράψετε προσφορά στο ΕΣΗΔΗΣ χρειάζεστε ηλεκτρονική υπογραφή τουλάχιστον προηγμένη, που να στηρίζεται σε εγκεκριμένο πιστοποιητικό. Η πιο ασφαλής επιλογή είναι η εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή: καλύπτει αυτή την απαίτηση σε κάθε περίπτωση και έχει την ίδια ισχύ με την ιδιόχειρη υπογραφή σε όλη την Ευρωπαϊκή Ένωση.
Τι υπογραφή ζητά το ΕΣΗΔΗΣ για την προσφορά;
Η κοινή υπουργική απόφαση που ρυθμίζει το ΕΣΗΔΗΣ Προμήθειες και Υπηρεσίες ορίζει ότι η προσφορά υποβάλλεται σε ηλεκτρονικό φάκελο «υπογεγραμμένη τουλάχιστον με προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή, η οποία υποστηρίζεται από αναγνωρισμένο (εγκεκριμένο) πιστοποιητικό». Μια σκαναρισμένη ιδιόχειρη υπογραφή ή μια απλή ηλεκτρονική υπογραφή δεν καλύπτει την απαίτηση.
Η διακήρυξη μπορεί να ζητά κάτι αυστηρότερο για συγκεκριμένα έγγραφα, γι’ αυτό διαβάζετε πάντα και τους δικούς της όρους. Η εγκεκριμένη υπογραφή καλύπτει κάθε περίπτωση, και γι’ αυτό είναι αυτή που συστήνουμε σε κάθε επιχείρηση που συμμετέχει σε διαγωνισμούς.
| Είδος | Τι είναι | Καλύπτει το ΕΣΗΔΗΣ; |
|---|---|---|
| Απλή ηλεκτρονική υπογραφή | Οποιαδήποτε ηλεκτρονική ένδειξη, όπως μια εικόνα υπογραφής ή ένα όνομα στο τέλος ενός email | Όχι |
| Προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή | Συνδέεται μοναδικά με τον υπογράφοντα και κάνει ανιχνεύσιμη κάθε αλλαγή στο έγγραφο | Ναι, μόνο αν στηρίζεται σε εγκεκριμένο πιστοποιητικό |
| Εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή | Υπογραφή με εγκεκριμένο πιστοποιητικό, που δημιουργείται μέσω Εγκεκριμένης Διάταξης Δημιουργίας Υπογραφής (ΕΔΔΥ) | Ναι, και ισοδυναμεί με ιδιόχειρη υπογραφή |
Τι κάνει μια ηλεκτρονική υπογραφή «εγκεκριμένη»;
Σύμφωνα με την Αρχή Πιστοποίησης του Ελληνικού Δημοσίου (ΑΠΕΔ), εγκεκριμένη είναι η υπογραφή που δημιουργείται μόνο μέσω ΕΔΔΥ και βασίζεται σε εγκεκριμένο πιστοποιητικό, το οποίο εκδίδει πάροχος υπηρεσιών εμπιστοσύνης που ελέγχεται για τη συμμόρφωσή του. Το πλαίσιο ορίζεται από τον Κανονισμό (ΕΕ) 910/2014, γνωστό ως eIDAS.
Συνδέει με μοναδικό τρόπο την υπογραφή με τον υπογράφοντα.
Ο υπογράφων ελέγχει τον μηχανισμό υπογραφής και γνωρίζει πότε υπογράφει.
Κάθε αλλαγή στο έγγραφο μετά την υπογραφή είναι ανιχνεύσιμη.
Δημιουργείται μόνο μέσω Εγκεκριμένης Διάταξης Δημιουργίας Υπογραφής (ΕΔΔΥ).
Βασίζεται σε εγκεκριμένο ψηφιακό πιστοποιητικό.
Η νομική της ισχύς είναι ο λόγος που τη ζητούν οι διαγωνισμοί: κατά το άρθρο 50 του ν. 4727/2020, η εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή έχει θέση ιδιόχειρης υπογραφής τόσο στο ουσιαστικό όσο και στο δικονομικό δίκαιο. Τους εγκεκριμένους παρόχους της ΕΕ τους βρίσκετε στον επίσημο κατάλογο εμπιστοσύνης της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, στον οποίο παραπέμπει η ΑΠΕΔ.
Ποιος υπογράφει: η εταιρεία ή ο νόμιμος εκπρόσωπος;
Υπογράφει φυσικό πρόσωπο. Η εγκεκριμένη υπογραφή εκδίδεται στο όνομα ενός ανθρώπου, συνήθως του νόμιμου εκπροσώπου, ο οποίος την χρησιμοποιεί για λογαριασμό της επιχείρησης. Κατά την ΑΠΕΔ, όποιος εκπροσωπεί περισσότερες εταιρείες δεν χρειάζεται δεύτερη υπογραφή: η ίδια καλύπτει και τις προσωπικές του υποθέσεις και κάθε εταιρεία που εκπροσωπεί.
Αυτό σημαίνει ότι τα νομιμοποιητικά έγγραφα της επιχείρησης πρέπει να δείχνουν ότι το πρόσωπο που υπογράφει έχει εξουσία εκπροσώπησης. Αν υπογράφει άλλος, χρειάζεται εξουσιοδότηση όπως ορίζει η διακήρυξη. Σε ένωση οικονομικών φορέων, η κοινή προσφορά υπογράφεται είτε από όλα τα μέλη είτε από εκπρόσωπό τους νομίμως εξουσιοδοτημένο (άρθρο 96 του ν. 4412/2016).
Πώς εκδίδεται η εγκεκριμένη υπογραφή και πόσο χρόνο θέλει;
Εκδίδεται από εγκεκριμένο πάροχο, μετά από ταυτοποίηση του προσώπου. Μέσω της ΑΠΕΔ το πιστοποιητικό είναι δωρεάν, αλλά αγοράζετε μόνοι σας την ΕΔΔΥ και η έγκριση της αίτησης μπορεί να πάρει έως τριάντα ημέρες μετά την ταυτοποίηση. Μέσω της WinnerT η ψηφιακή υπογραφή εκδίδεται εντός 24 ωρών.
Προμήθεια ΕΔΔΥ (USB token) συμβατής με την ΑΠΕΔ, με έξοδα του χρήστη.
Αίτηση – Υπεύθυνη Δήλωση στο gov.gr, με κωδικούς TAXISnet ή web banking, όπου δηλώνετε το έγγραφο ταυτοποίησης.
Ηλεκτρονική αίτηση στην εφαρμογή της ΑΠΕΔ, με τον κωδικάριθμο της Υπεύθυνης Δήλωσης.
Ταυτοποίηση με φυσική παρουσία σε ΚΕΠ ή εξ αποστάσεως, με βιντεοκλήση σε προγραμματισμένο ραντεβού.
Έγκριση από την Αρχή Εγγραφής και εγκατάσταση του πιστοποιητικού στη συσκευή σας.
Αν έχετε διαγωνισμό σε εξέλιξη, ο χρόνος αυτός μετράει. Στη WinnerT έχουμε εκδώσει 1.280 ψηφιακές υπογραφές: αναλαμβάνουμε την έκδοση, την εγκατάσταση και τη ρύθμιση, ώστε να υπογράψετε την προσφορά σας χωρίς αναμονή. Δείτε πώς γίνεται η έκδοση ψηφιακής υπογραφής εντός 24 ωρών.
USB token ή υπογραφή χωρίς συσκευή;
Και οι δύο μορφές μπορούν να είναι εγκεκριμένες. Στο USB token το κλειδί της υπογραφής βρίσκεται σε συσκευή που έχετε μαζί σας και προστατεύεται με PIN. Στην άυλη υπογραφή δεν χρειάζεστε συσκευή και υπογράφετε με κωδικούς. Η επιλογή εξαρτάται από το πού, πόσο συχνά και με ποιο λογισμικό υπογράφετε.
Τον Ιανουάριο του 2025 το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης ανακοίνωσε τη δωρεάν διάθεση 100.000 εγκεκριμένων πιστοποιητικών μέσω του gov.gr σε πολίτες και επαγγελματίες, με υπογραφή που δεν χρειάζεται USB token και διαρκεί 3 χρόνια. Το token παραμένει χρήσιμο όταν θέλετε το κλειδί στα χέρια σας και όταν το λογισμικό με το οποίο υπογράφετε τα αρχεία σας δουλεύει με συσκευή. Δείτε ποιο USB token (ΕΔΔΥ) χρειάζεστε και πώς γίνεται η προμήθεια και ρύθμιση του token.
Τι προσέχω όταν υπογράφω τα αρχεία της προσφοράς;
Προσέχετε τρία πράγματα: το πιστοποιητικό να είναι σε ισχύ την ημέρα της υπογραφής, η υπογραφή να μην αλλοιώνει τα αρχεία που παράγει το ίδιο το ΕΣΗΔΗΣ, και κάθε έγγραφο που ζητά υπογραφή να είναι υπογεγραμμένο από το σωστό πρόσωπο. Τα λάθη εδώ φαίνονται συνήθως τη στιγμή της υποβολής, όταν ο χρόνος πιέζει.
Ελέγξτε την ημερομηνία λήξης του πιστοποιητικού από το διαχειριστικό εργαλείο της ΕΔΔΥ ή, για πιστοποιητικά της ΑΠΕΔ, από την εφαρμογή της.
Υπογράφετε με αλγόριθμο SHA256· η ΑΠΕΔ σημειώνει ότι το SHA1 δεν γίνεται αποδεκτό ως αξιόπιστο για τις υπηρεσίες της ΕΕ.
Για χρονοσήμανση στην υπογραφή, ο υπολογιστής χρειάζεται σύνδεση στο διαδίκτυο.
Μην υπογράφετε τις εκτυπώσεις του ΕΣΗΔΗΣ με την «ψηφιακή βεβαίωση εγγράφου» του gov.gr· το σύστημα δεν τις αναγνωρίζει μετά.
Όταν ο φάκελος έχει δεκάδες PDF, η υπογραφή ένα προς ένα κοστίζει χρόνο και αυξάνει την πιθανότητα να ξεχαστεί κάποιο. Η εφαρμογή μαζικής ψηφιακής υπογραφής PDF της WinnerT υπογράφει πολλά αρχεία ταυτόχρονα, με χρονοσήμανση και αυτόματη επαλήθευση εγκυρότητας.
Τι κάνω αν λήξει ή χαθεί η υπογραφή μου;
Αν χαθεί το token, ανακαλείτε αμέσως το πιστοποιητικό, ώστε να μην μπορεί να χρησιμοποιηθεί από τρίτον, και εκδίδετε νέο σε νέα συσκευή. Αν πλησιάζει η λήξη, φροντίζετε για ανανέωση πριν από τον επόμενο διαγωνισμό, γιατί μια υπογραφή που έχει λήξει δεν μπορεί να υπογράψει έγκυρα την προσφορά σας.
Για τα πιστοποιητικά της ΑΠΕΔ, η επανέκδοση μετά τη λήξη ακολουθεί ξανά τα βήματα της απόκτησης χωρίς αγορά νέας συσκευής, αφού πρώτα διαγραφεί το περιεχόμενο του token. Αν θέλετε νέο πιστοποιητικό πριν λήξει το παλιό, πρέπει πρώτα να ανακαλέσετε το υπάρχον. Γι’ αυτό αξίζει να σημειώσετε την ημερομηνία λήξης δίπλα στις προθεσμίες των διαγωνισμών σας.
Πηγές
Οι απαιτήσεις υπογραφής, η διαδικασία έκδοσης και οι οδηγίες χρήσης ελέγχθηκαν στις σελίδες της Αρχής Πιστοποίησης του Ελληνικού Δημοσίου (ΑΠΕΔ), στο επίσημο εγχειρίδιο του ΕΣΗΔΗΣ και στο κείμενο του ν. 4412/2016 όπως ισχύει.
ΑΠΕΔ: Αρχική σελίδα (δωρεάν εγκεκριμένα πιστοποιητικά, άρθρο 50 του ν. 4727/2020)
ΑΠΕΔ: Πώς θα αποκτήσω Εγκεκριμένη Ηλεκτρονική υπογραφή;
ΑΠΕΔ: Συχνές ερωτήσεις για την εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή
ΑΠΕΔ: Συχνές ερωτήσεις για τη χρήση εγκεκριμένων πιστοποιητικών
ΑΠΕΔ: Θεσμικό πλαίσιο (ν. 4727/2020, Κανονισμός (ΕΕ) 910/2014)
ΑΠΕΔ: Διάθεση 100.000 δωρεάν εγκεκριμένων πιστοποιητικών ψηφιακών υπογραφών (30.01.2025)
ΕΑΔΗΣΥ: Ν. 4412/2016, κείμενο όπως ισχύει (άρθρο 96)
Τελευταία ενημέρωση: 24 Σεπτεμβρίου 2026.
Συχνές ερωτήσεις
Δεν βρίσκετε την απάντηση που ψάχνετε; Καλέστε μας στο 2461 038 881.
Ισχύει η ίδια υπογραφή για κάθε διαγωνισμό;
Ναι. Όσο το πιστοποιητικό είναι σε ισχύ, η ίδια εγκεκριμένη υπογραφή χρησιμοποιείται σε κάθε διαγωνισμό και σε κάθε ηλεκτρονική διαδικασία που τη δέχεται. Κατά την ΑΠΕΔ, το ίδιο πρόσωπο μπορεί να τη χρησιμοποιεί και για προσωπικές υποθέσεις και για κάθε εταιρεία που εκπροσωπεί, χωρίς δεύτερη υπογραφή.
Αρκεί μια σκαναρισμένη υπογραφή πάνω στο PDF;
Όχι. Μια εικόνα υπογραφής είναι απλή ηλεκτρονική υπογραφή και δεν καλύπτει την απαίτηση του ΕΣΗΔΗΣ, που ζητά τουλάχιστον προηγμένη υπογραφή με εγκεκριμένο πιστοποιητικό. Η ψηφιακή υπογραφή δεν είναι εικόνα: είναι κρυπτογραφικό στοιχείο συνδεδεμένο με το περιεχόμενο του αρχείου, που δείχνει ποιος υπέγραψε και αν το έγγραφο άλλαξε μετά.
Σε πόσο χρόνο εκδίδεται η ψηφιακή υπογραφή;
Εξαρτάται από τον πάροχο. Μέσω της ΑΠΕΔ, μετά την ταυτοποίηση σε ΚΕΠ ή εξ αποστάσεως, η έγκριση της αίτησης μπορεί να πάρει έως τριάντα ημέρες. Μέσω της WinnerT η ψηφιακή υπογραφή εκδίδεται εντός 24 ωρών, μαζί με την εγκατάσταση και τη ρύθμιση, ώστε να είναι έτοιμη για τη δική σας προσφορά.
Μπορεί να υπογράψει την προσφορά κάποιος άλλος εκτός από τον νόμιμο εκπρόσωπο;
Μπορεί, εφόσον έχει νόμιμη εξουσιοδότηση όπως ορίζει η διακήρυξη και υπογράφει με τη δική του εγκεκριμένη υπογραφή. Η υπογραφή είναι πάντα προσωπική: κανείς δεν υπογράφει με το πιστοποιητικό άλλου. Σε ένωση οικονομικών φορέων, την κοινή προσφορά την υπογράφουν όλα τα μέλη ή νομίμως εξουσιοδοτημένος εκπρόσωπός τους.